تعد الوثائق الإداریة هى العمود الفقرى و حجر الزاویة لأى جهة تمارس عملاً عاماً , فهى التى تغذى المؤسسات و الهیئات المختلفة بالبیانات و المعلومات اللازمة لأداء مهامها و إنجاز أعمالها و اتخاذ القرارات المناسبة، وتوصلت الدراسة إلى أن الملفات موجودة فى غرف حفظ منفصلة عن الموظفین، کما أن المساحة المخصصة لحفظ الملفات غیر کافیة، وعدد الموظفین مناسب، کما أوضحت الدراسة أن آلیة العمل بقسم ملفات الخدمة الخاصة بأعضاء هیئة التدریس والموظفین تقوم بـقید وترقیم جمیع الملفات بسجل الاحوال، وقید وترقیم جمیع الملفات بسجل الکترونی، کما تلاحظ وجود کشاف لاستدعاء البیانات الوصفیة للملفات ووجود ملفات الخدمة بغرفة حفظ خاصة مرکزیة، هذا إلى رغبة العاملین بالقسم بأعمال التطویر، وتلاحظ أن هناک تعاون المشترک بین اللجنه الدائمة للمحفوظات و الارشیف لتفعیل دورها فی الحفاظ على المستندات النشطة والمستندات المستغنى عنها وفقا لمدد الحفظ القانونیة، وجدت الباحثة تکدس غرف الحفظ بالملفات والأوراق مع مخالفة معاییر نظام الحفظ والأمن والسلامة والصحة المهنیة والملفات مخزنة على حوامل مفتوحة و معرضة للاتربة و الحشرات، وغرف الحفظ غیر جیدة التهویة، کما أن الغرف معرضة للحریق و خاصة فى فصل الصیف مع درجة الحرارة العالیة، کما لا یوجد خطة مستقبلیة للحفظ والتخزین بالارشیف، بالإضافة إلى تعرض العاملین بالارشیف للاصابة بالامراض، کما لوحظ عدم درایة موظفی الأرشیف بالمدد القانونیة لحفظ الملفات